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邮件签名档设置常见5大误区

发布时间:2020-03-12 13:13:27 阅读: 来源:合成导热油厂家

导语: 假设你的标题够出色,收件人打开了你的邮件,但邮件下方的签名档会是让人留下长久印象的机会。别再老土啦,你的邮件签名档必须活泼有趣起来

别再老土啦,你的邮件签名档必须活泼有趣起来!(但切记别过火了。)

若标题太烂,别人是不会读你的邮件的。根据软件公司Varonis Systems一份2012年的研究,普通人每天收到50多封邮件,而1/4的人每天收到的邮件多于100封。

让我们假设你的标题够出色,收件人打开了你的邮件。但还没完呢,还有另一个经常被人忽略的元素:邮件下方你的签名。它或许会是让收件人留下长久印象的机会喔!

人们很容易忘记,继邮件主题和正文后,还有一个可脱颖而出的地方,Cassera Communications公司的个人品牌专家梅丽莎卡萨拉(Melissa Cassera)说,我将邮件签名看作展现才智和取悦他人的机会。

电邮营销供应商Constant Contact新市场开发总监罗恩凯茨(Ron Cates)也承认签名档的重要性:这是一个极好的营销机会,难度在于必须简明扼要,他说。若使用不当,可能适得其反。

卡萨拉和凯茨说优化邮件签名档的最佳方式,就是避免犯下面五个常见错误:

1. 列出所有联系方式

当有多个电话号码、邮箱地址、网站和社交网络账号时,你可能恨不得将它们全列出来。卡萨拉说这种做法大错特错。

收件人会受不了,她说。反之,你只需列出一两个联系方式。你可以加上一句话,告诉对方如何最快地联系上你。比如,卡萨拉以Twitter是联系我的最快方式结束邮件,并附上她的Twitter账号。

凯茨说太多联系方式会让你显得过于绝望,还可能让收件人感到困惑。除非你有一家店或一间办公室,否则地址也没什么意义,他说。可以加入1至2个社交网络图标,但切记不要太多。你提供的选择越多,对方点击的几率就越低。

2. 用图片做签名档

一些电邮供应商或设备都有拦截邮件图像的默认设置。若你的签名是含有名字、头衔和商标的图像,你得做好心理准备,收件人可能什么都看不到喔!

凯茨说若你想附上图像,记得在图像后面附上替代文本,如此一来,收件人就不会看到一个空白框了。还有什么比签名档无法显示的邮件更糟的呢?他说。

3. 毫不考虑小屏幕使用者

据凯茨透露,至少一半的收件人用移动设备阅读邮件。这也意味着,你的签名将在小屏幕上显示。

必须确保所有东西都可以用大拇指触碰,凯茨说,拇指已经成为新的鼠标。若收件人无法简单将拇指放到链接上,你的邮件只会落得被删的命运。

他还提出必须注意字体的使用。在移动设备上,阅读速度会降低,他说,所以,最好用11至14号大小的无衬线字体。适用性必须始终优先于设计。

4. 加入不相关的信息

若你有博客或经营着什么小生意,你很可能会想提高人气。在邮件签名档附上网站链接是个好主意,但前提是,得确保内容与收件人相关。

比如,我要附上一个博客的链接,这个博客必须是最近有更新过的,凯茨说。将数月未更新的页面发到别人,可能会产生反效果。它传递着你态度不够认真的信息。

5. 过时的签名

卡萨拉说传统的结尾词,如真诚的,祝一切顺利和祝健康等确实不错,而且也遵循了商务礼仪的通用规则,但这些用语不会让对方注意到你。

与此相反,她建议在签名中注入个性。你是热情奔放,活泼搞笑?还是爱开人玩笑?或是单蠢呆萌?善于利用你的特点,并以令人意外的方式结束你的邮件。

为了符合所谓的专业形象,我们总淡化自己的个性。但是,专业与否其实是因人各异,她说。若对方因你的结束语感到被冒犯,你很可能不会想跟这样的人共事。

卡萨拉以简单活泼的话语作为邮件的结束,愿你快乐,发光,闪亮。她说,当她允许个性在邮件中展现出来之后,她的生意就火了。

你必须让对方有回复你的欲望,她说,许多回复我的人都评论了我独特的结尾辞。

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